El Rincón de Sergarlo: Activos con los que debes contar para que tu evento sea un éxito

Estos días de atrás me hacía eco -a través de uno de los blogs que leo- de un evento que están preparando algunas de las personas más influyentes del sector del Social Media y del blogging. Se trata de un evento que busca batir un récord guinness.

Para este record Guiness se busca conseguir que más de 10.900 personas estén conectadas en algún momento al evento cuya duración será 24horas ininterrumpidas.

Tras ver este record que quieren batir, me puse a pensar qué sería necesario para preparar evento presencial –está claro que no de estas dimensiones-, y estas fueron algunas de mis conclusiones:

1. Tema. El punto más importante de todos a la hora de determinar el interés y éxito que puede tener un evento, es la temática. Ésta tiene que ser relevante y con un interés creciente, para que despierte la curiosidad de asistentes y ponentes.

2. Web. Si quieres preparar un evento de una cierta relevancia, tienes que contar con una web específica del mismo. Además, deberás ir informando y actualizando con todas las características del evento.

Si el evento es de pago, permite que la compra se realice a través de la propia web con el mayor número de medios de pago posible.

3. Los mejores ponentes. Si quieres que tu evento sea todo un éxito y que la gente acuda al mismo, debes contar siempre con los mejores ponentes.

Si yo tuviera que preparar un evento de estas características, buscaría siempre a los mejores profesionales de cada sector que quiero tratar en el evento. Todo el mundo quiere aprender de los mejores, y los buenos ponentes son el mejor reclamo para los asistentes.

4. Wifi. La mayoría de los eventos off que se realizan, buscan tener una repercusión en el mundo 2.0. Por ello, es básico contar con una buena red de Wifi que sea capaz de soportar que cientos de personas estén conectadas a ella.

5. Parte de networking. Los asistentes además de ir a aprender de los mejores ponentes a los eventos, también buscan conseguir contactos para posibles proyectos. Por ello, es prácticamente indispensable que exista una parte en la que tanto asistentes como ponentes, puedan hablar entre ellos y realizar networking.

6. Azafatas. Si quieres que todo esté organizado y salga a la perfección, es más que aconsejable contar con agencias de azafatas o agencias de modelos como la de Ego. que estén al tanto de todos los aspectos que van surgiendo. No se puede infravalorar el trabajo de las azafatas o modelos en los eventos, en la mayoría de los casos son fundamentales para el buen funcionamiento y para tener a los asistentes informados y cuidados.

7. Seguridad. Si el evento va a ser de una dimensión media, es recomendable contar con algo de seguridad, a fin de evitar sucesos desagradables. Mismamente hace unos días, robaron decenas de euros en la feria del corredor de Madrid por no contar con la seguridad necesaria. Siempre es mejor prevenir que curar.