lunes, 24 de marzo de 2014

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Aspectos a tener en cuenta al organizar un evento

A pesar de la corta edad que tengo, he tenido la suerte de asistir a numerosos eventos, a todos como oyente, todavía no he tenido el placer de ir a ninguno como ponente pero seguro que todo llegará…o eso espero…

Gracias a los que he asistido, ya sean de Social Media, Política, Educación -gracias a mis puestos de representación de alumnos en la UCM-, Deportes e incluso de Centros Juveniles puesto que soy Monitor de Ocio y Tiempo Libre he podido sacar una lista de cosas que se han de tener en cuenta cuando organizas un evento:

1.  Localización, es uno de los más importantes porque de ello puede depender el éxito o fracaso del evento. No es lo mismo organizar un evento en pleno centro de Madrid que mi pueblo de la sierra de Madrid, Robledillo de la Jara que está a 80KMs de la capital.
Además se ha de tener en cuenta la buena comunicación por medio de transporte público o privado como carreteras, metros, autobuses…

2.  Día y Horario, además de la localización, deberás tener en cuenta otros datos como el día del evento y el horario pues no es lo mismo realizar un evento en fin de semana que entre semana que la jornada laboral se extiende en la mayoría de los casos hasta bien entrada la tarde.

3.  Salón o Auditorio, otro aspecto que se ha de tener en cuenta, debe ser la capacidad del lugar donde se realice el evento pues debemos hacer una estimación real porque puede que se nos quede grande o por el contrario que el lugar se quede pequeño y se quede gente sin entrar…También es conveniente probar el sonido y aparatos que se usarán durante la realización del mismo.

4.  Wifi o buena cobertura 3G, como personas sociales que somos, nos gusta contar las cosas que estamos haciendo o viendo, por ello es recomendable que el lugar dónde se desarrolle el evento, cuente con Wifi para que los oyentes puedan conectarse o al menos que sea un lugar donde la cobertura 3G funcione de forma correcta para poder hacer buen uso de móviles y tablets.

5.  Definir un hashtag, todo buen evento que se precie, debe tener relevancia en las Redes Sociales, para ayudar a seguirlo a todo aquel que no esté presente, es recomendable definir un hashtag para que todo aquel que quiera pueda usarlo contando que está pasando o qué es lo que piensa. Además también nos servirá como indicativo del éxito o no de dicho evento.

6.  Patrocinadores, puesto que organizar un buen evento es costoso y no todo el coste lo puede asumir uno, es conveniente buscar patrocinadores que aunque no nos den dinero, nos doten de algo que aporte un valor añadido a nuestro evento y que nos permita nos gastarnos tanto dinero.

7.  Contar con los mejores, todo buen evento, sea de la temática que sea debe intentar contar con los mejores en su campo porque ellos serán la más parte más importante para que nuestro evento sea todo un éxito. Los ponentes serán el reclamo de los oyentes y estos han de ser profesionales con experiencia que puedan aportar consejos y experiencia de valor para todo aquel que esté interesado en asistir.

Si tienes todo lo anterior pero no cuentas con los mejores, es muy probable que tu evento sea un fracaso.

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